“Suppongo che il mio team sappia cosa significhi ‘fare bene’… eppure finisco per ricontrollare e correggere le cose a tarda notte.”
Questa frase, condivisa da un cliente durante una sessione di coaching, sembra innocua, quasi ragionevole. Tuttavia, a un’analisi più attenta, rivela una problematica: ci stiamo affidando a aspettative non esplicitate. E questo ha un costo, manifestato in rifacimenti, frustrazione, micromanagement e perdita di fiducia.
Il cambiamento di leadership non consiste semplicemente nel “comunicare di più”. Si tratta di comunicare ciò che è essenziale: cosa significa avere successo, come sarà valutato, chi ha la responsabilità di cosa, e quando un compito può considerarsi davvero concluso.
In altre parole: smettere di fare supposizioni e iniziare a rendere esplicite le aspettative e i criteri di successo.
Sfide della Leadership: Ambiguità e Riunioni Improduttive
Perché questo è importante per la leadership
Le assunzioni falliscono non per negligenza, ma perché il lavoro moderno è caratterizzato da:
- velocità
- interruzioni
- sovraccarico di riunioni e passaggi di consegne
- ambiguità tra funzioni diverse
In uno studio sui dirigenti senior,
- il 65% ha dichiarato che le riunioni interrompono il flusso di lavoro,
- il 71% le ritiene improduttive
- il 64% afferma che sottraggono tempo al pensiero strategico.
Queste sono esattamente le condizioni in cui le assunzioni proliferano.
Quando le aspettative non sono esplicitate, le persone colmano le lacune con la propria interpretazione. I leader, a loro volta, interpretano questa mancanza come “assenza di responsabilità” o “incompetenza,” mentre spesso si tratta solo di mancanza di chiarezza.
Il punto di vista di Marshall Goldsmith è illuminante: non sono solo le barriere esterne a mantenere vivi certi schemi, ma anche le nostre convinzioni e abitudini. In questo caso, la convinzione è: “Se lo dico una volta, dovrebbe essere ovvio.”
Le Conseguenze delle Aspettative Implicite nella Leadership
Il costo nascosto dell'”assumere”
Quando le aspettative sono implicite, emergono cinque risultati prevedibili:
- Il rifacimento diventa la norma Il lavoro è “quasi giusto”, ma richiede continue correzioni.
- Velocità in aumento… chiarezza in diminuzione. Si procede rapidamente, ma nella direzione sbagliata.
La fiducia si erode da entrambe le parti:
- Il leader pensa: “Non posso fare affidamento su di loro.”
- Il team pensa: “Non è mai abbastanza.”
Le persone iniziano a gestire il leader, non il lavoro. Si concentrano su ciò che piace al leader, non su ciò che il progetto richiede.
Il tempo di leadership viene dirottato. Invece di riflettere, si controlla.
Ecco perché l’abitudine di “presumere che sappiano” è così costosa: trasforma silenziosamente i leader in macchine per il controllo qualità.
Definire Criteri di Successo Chiari per una Leadership Efficace
Punto chiave: le aspettative non sono criteri di successo
Molti leader condividono le aspettative, ma spesso saltano il passo cruciale: definire come verrà riconosciuto il successo. Le aspettative possono essere espresse come:
- “Fallo solido.”
- “Mantienilo a un livello generale.”
- “Prepara il tutto per il cliente.”
I criteri di successo, invece, si esprimono così:
“Una pagina. Tre opzioni. Una raccomandazione chiara. I 3 principali rischi. Intervallo di budget. Entro le 17 di venerdì.”
“Se un stakeholder lo legge in 90 secondi, dovrebbe capire la decisione.”
Le aspettative sono soggettive, mentre i criteri di successo sono osservabili. E ciò che è osservabile è anche migliorabile.
5 errori comuni nella leadership quando si definisce il “successo”
- Presumere che la tua definizione di “buono” sia condivisa
Il tuo team potrebbe mirare al “completato”, mentre tu vuoi “pronto per il dirigente”.
Correzione: definisci lo standard di qualità (esempi, formato, livello di dettaglio).
- Presumere che le priorità siano ovvie
Le persone non possono intuire la tua classifica interna di ciò che è più importante.
Correzione: dichiara i compromessi: “Velocità prima della perfezione” o “Accuratezza prima della velocità”
- Presumere che la responsabilità sia chiara
Il lavoro trasversale rende sfumata la responsabilità.
Correzione: identifica un responsabile e specifica cosa comporta la “responsabilità” (decisioni, allineamento con gli stakeholder, approvazione).
- Presumere che le persone sappiano come valuterai il risultato
Ottimizzano per ciò che pensano che apprezzerai.
Correzione: rendi espliciti i criteri di valutazione (cosa deve essere presente/cosa deve essere evitato).
- Presumere che un solo messaggio sia sufficiente in un sistema sovraccarico
L’attenzione è scarsa; il lavoro è frammentato.
Correzione: crea un breve checkpoint prima della consegna finale.
Il “One-Pager” per Aspettative + Criteri di Successo
Ecco un modello pratico che puoi utilizzare per qualsiasi incarico. Richiede 3–5 minuti e risparmia ore di lavoro.
- Risultato: Cosa dovrebbe essere vero quando questo è completato?
- Criteri di successo (osservabili)
- Formato (una pagina? slide? email?)
- Ambito (cosa è incluso/escluso)
- Standard di qualità (esempi, tono, livello di dettaglio)
- Regola decisionale (cosa è considerato “approvato”)
- Vincoli: Tempo, budget, stakeholder, dipendenze.
- Responsabilità: Chi è responsabile di cosa e chi deve essere consultato?
- Checkpoint: Un rapido “momento di allineamento” al 20–30% del progresso
Questa è la versione leadership di una “definizione di completamento”. Non è burocrazia. È leva.
Se desideri meno micromanagement, meno frustrazione e più fiducia, non iniziare cercando di “delegare di più”. Inizia qui: rendi espliciti aspettative e criteri di successo. Quando il successo è visibile, le persone possono lavorare in autonomia, il feedback diventa oggettivo, la fiducia cresce rapidamente e i leader smettono di essere “la rete di sicurezza”.
Questa settimana, scegli un compito che stai delegando e chiediti: “Se qualcun altro lo consegnasse perfettamente, cosa vedrei esattamente?”.
Scrivilo. Condividilo. E osserva cosa cambia. Se questo ti risuona, condividilo con chi potrebbe beneficiarne.
4 Consigli per Rafforzare le Aspettative di Leadership
4 consigli pratici per la leadership
- Sostituisci “Fai del tuo meglio” con “Ecco cosa significa avere successo”
- Chiediti: Se dovessi valutare questo, su cosa mi baserei?
- Condividi poi questi criteri con il tuo team.
- Utilizza un “brief inverso” di 2 minuti. Dopo aver assegnato un compito, chiedi:
- “Puoi spiegarmi come hai interpretato il successo e come intendi raggiungerlo?”
Questo è il modo più rapido per individuare eventuali incomprensioni all’inizio.
- Inserisci un “punto di allineamento” nel flusso di lavoro. Non si tratta di una lunga riunione, ma di una rapida revisione della direzione. Questo è importante perché le riunioni sovraccaricano già le agende; l’obiettivo è non avere più riunioni, ma chiarezza al momento giusto.
- Rendi i criteri visibili, non solo nella tua mente. Scrivili:
- nella descrizione del compito
- nel documento di progetto
- nel riepilogo email
La chiarezza che non viene documentata diventa conoscenza tribale—e la conoscenza tribale porta a rifare il lavoro.
Esercizi di riflessione per chiarire aspettative di leadership
Esercizio di riflessione per superare l’abitudine di “supporre”
Prova questo esercizio che ho suggerito a un mio cliente:
- Quali sono le mie supposizioni sul mio team?
- Cosa potrebbe supporre il mio team su di me?
Aggiungi poi una terza domanda:
- Quali di queste supposizioni dovrebbero diventare aspettative esplicite o criteri di successo?
È in quest’ultimo passaggio che la leadership modifica i comportamenti.
Perché è importante esplicitare le aspettative di leadership?
Esplicitare le aspettative di leadership previene incomprensioni e rifacimenti. Quando le aspettative sono chiare, i team comprendono meglio i criteri di successo, riducendo il micromanagement e aumentando la fiducia. Ciò migliora l’efficacia e l’autonomia del team.
Come possono i leader definire i criteri di successo in modo efficace?
I leader possono definire i criteri di successo specificando risultati osservabili. Questo include formato, ambito, standard di qualità e regole decisionali. Un approccio strutturato facilita la comprensione e il raggiungimento degli obiettivi da parte del team.
Quali errori comuni commettono i leader riguardo alle aspettative di leadership?
Gli errori comuni includono presumere che le definizioni di ‘buono’ siano condivise e che le priorità siano ovvie. I leader devono chiarire responsabilità, criteri di valutazione e ripetere messaggi per evitare questi errori e migliorare la comunicazione.
