Time Management: i ladri di tempo

I cosiddetti “ladri di tempo” sono tutte quelle situazioni che riducono la produttività e distolgono l’attenzione da quelle che sono le priorità. I più comuni sono l’utilizzo continuato del telefono, l’errato utilizzo della posta elettronica, il focus mancato su quelle che sono le priorità e la sbagliata organizzazione dello spazio di lavoro.

Ma il modo per sconfiggerli una volta per tutto c’è e come sempre è questione di giusto mindset e di un pizzico di impegno. Vediamo allora come fare.

1. Il rapporto con la posta elettronica

Dopo aver letto una mail, decidi se hai intenzione di fare qualcosa a riguardo di quello che hai appena letto oppure no. Se non è prevista un’azione immediata, archivia il messaggio che hai letto. La posta elettronica è un ottimo modo per perdere tempo e la perdita di tempo è nemica della produttività. Quindi ritagliati del tempo, prima di iniziare a lavorare o dopo aver finito, per leggere le mail e non aprire la posta elettronica al di fuori di questi momenti.

2. La scelta delle priorità

Il tempo è prezioso, sempre. Ed è importante stabilire quali sono le priorità, nelle risposte alla mail ma anche nelle altre attività lavorative, come la scelta di rispondere al telefono o di accogliere una persona che è venuta a parlarti senza preavviso. Farlo ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo in generale e a non perdere di vista i tuoi obiettivi della giornata.

3. La presenza del telefono

Lo smartphone è forse la più grande fonte di distrazione. Le interruzioni telefoniche, la tentazione di dare un’occhiata ai social media, avviare o rispondere a una chat o a un messaggio, una telefonata che arriva nel bel mezzo di un momento di concentrazione: sono tutti fattori di distrazione che non favoriscono la produttività e il benessere sul lavoro. Stabilisci un orario specifico che si adatti alla tua pianificazione quotidiana per effettuare e rispondere alle chiamate. Ricorda: la chiave per avere sempre il controllo del proprio tempo è non essere in balia degli eventi e delle persone che ti circondano.

4. Gestire i momenti morti

Passiamo molto del nostro tempo ad aspettare; il treno, l’aereo, il nostro turno in posta o in banca. Ma non è detto che questo tempo ci sia rubato. Anzi, possiamo sfruttarlo al meglio a nostro vantaggio. Per esempio, con una di queste attività:

  • Lavorare alla to do list
  • Portarsi avanti con il lavoro
  • Leggere un libro e dedicare tempo a noi stessi
  • Rispondere alle mail in via eccezionale (qui sì, che questa attività ci permette di ottimizzare senza rubarci del tempo prezioso)

5. Organizzare lo spazio di lavoro

Si dice che in media impieghiamo circa 45 minuti al giorno alla ricerca di cose che abbiamo smarrito, a cominciare dalle chiavi della macchina per finire con quel documento importante che proprio non ricordiamo dove hai messo.

Ci sono generalmente due punti di vista riguardo al disordine. Alcuni dicono che una scrivania disordinata riflette una mente disordinata, altri dicono che una scrivania vuota riflette una mente vuota. Punti di vista o meno, non importa a quale gruppo pensi di appartenere, perché quello che conta è che lavorare in un luogo pulito, ordinato e organizzato non riflette solo il nostro stato d’animo, ma ci dà un senso di calma e controllo che favorisce la concentrazione e la produttività.

Coaching per il Time Management

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