8 regole per un meeting virtuale produttivo

8 regole per un meeting virtuale produttivo

Trattiamo un tema sempre più attuale che voi mi indicate come prioritario: la gestione del tempo o time management.

Può sembrare facile, ma in realtà può essere molto impegnativo perché siamo sommersi da distrazioni sul posto di lavoro, dallo smart working e anche da vecchie abitudini che in realtà continuano a controllare il nostro tempo.

Iniziamo quindi a mettere un primo tassello su come gestire il proprio tempo, partendo dalla gestione dalle riunioni virtuali: dopo quasi 2 anni dovremmo tutti essere cintura nera di virtual meeting, ma purtroppo non è sempre così. Quindi, quando pianifichiamo l’agenda di una riunione virtuale, cerchiamo di tenere a mente queste 8 semplici regole.

1. Impostate un limite di tempo

Cercate di non superare i 90 minuti, anche quando siete convinti che l’argomento è vitale per tutti i partecipanti. Ricordate che due ore è il tempo massimo consigliato per le riunioni virtuali, ma solo, e solo se è assolutamente necessario. I casi sono veramente rari!

2. Determinate obiettivi chiari prima della riunione e all’inizio della sessione

Create e comunicate obiettivi chiari, sia prima della riunione che a suo inizio. Assicuratevi tutti siano in sintonia, prendete il tempo necessario per accertarvi che sia chiaro a tutti, specialmente se gli argomenti sono complessi e sensibili. Anche se potete accettare delle modifiche, resistete ai tentativi di revisionare o aggiungere obiettivi. Dopo tutto, avete creato un’agenda e invitato esattamente le persone giuste per gli obiettivi originali. Siate pronti a fare riferimento agli obiettivi frequentemente come un modo per mantenere le conversazioni concentrate. Se nascono nuovi obiettivi durante la riunione “parcheggiateli” per la fine della riunione, quando potete concordare come gestirlo al meglio.

3. Applicate la regola 80-20

Pianificate l’80% di partecipazione attiva e non più del 20% di partecipazione passiva. Progettate la vostra riunione virtuale in modo che le persone siano attivamente impegnate nella conversazione per circa 4/5 del tempo, e in modalità di ascolto solo per 1/5 del tempo. Prevedete tempo per il confronto rispetto ai vostri monologhi, un momento che sarà molto apprezzato dai vostri collaboratori.

4. Riunioni brevi = No multitasking

Le riunioni virtuali devono essere brevi per allontanare la tendenza al multitasking; quindi, dobbiamo assicurarci che tutti i partecipanti arrivino al tavolo virtuale pronti, desiderosi e capaci di contribuire dal primo minuto. Questo significa che tutti i partecipanti hanno bisogno più o meno dello stesso livello di conoscenza o di informazioni di base sull’argomento in questione. I partecipanti dovrebbero svolgere una pre-lettura o lavoro preliminare della riunione.

5. Come gestire i fans del multitasking

Nonostante il punto 4, avete dei multitasking irriducibili? Progettate una riunione in cui il “multitasking sul compito” giochi un ruolo centrale. Cioè, capitalizzate la tendenza dei partecipanti a destreggiarsi tra più compiti incorporando vari tipi di multitasking nella conversazione. Ad esempio, create delle lavagne a fogli mobili online per il brainstorming di idee o soluzioni di problemi. I partecipanti possono digitare le risposte in pochi minuti, e poi possiamo discutere le idee come gruppo. Date ai partecipanti qualcosa di utile e attuale da fare con le loro dita pruriginose, che altrimenti potrebbero digitare e-mail o navigare sul web.

6. Suddividete i vostri obiettivi in frammenti più gestibili.

La maggior parte delle riunioni hanno obiettivi multipli. Ognuno di questi obiettivi può probabilmente essere raggiunto in modi che non richiedano riunioni in presenza da parte di tutti (o della maggior parte) i membri del team. Create una tabella a tre colonne con gli obiettivi sul lato sinistro, uno per riga. Accanto ad ogni obiettivo, elencate i partecipanti che devono essere coinvolti nella colonna centrale, indicando la natura del loro coinvolgimento (ad esempio, fornitore di input, decisore, generatore di idee, decisore, ecc.) Infine, nella colonna di destra, elencare i modi possibili per raggiungere ogni obiettivo. La suddivisione degli obiettivi da raggiungere è uno dei segreti per per progettare riunioni virtuali efficaci.

7. Definite il tipo di riunione ed i partecipanti

Definite quali obiettivi richiedono conversazioni in tempo reale e quali possono essere raggiunti in altri modi, come via e-mail o chat forum. Pensate anche al tipo di conversazioni che possono rivelarsi necessarie. Ad esempio, sono necessari dei dibattiti per raggiungere una decisione? Le persone hanno bisogno di passare del tempo a pensare ad una soluzione? Alcune conversazioni richiedono più tempo di altre. Assicuratevi di non voler portare a termine troppe cose.

8. Considerate il tempo che avete realmente a disposizione.

Mentre dividete gli obiettivi in porzioni gestibili, considerate quanto tempo state chiedendo a ciascun partecipante e stabilite in anticipo le aspettative. Entro quando dovete consegnare il lavoro? È meglio dedicare del tempo per tre sessioni di lavoro da 90 minuti, nei prossimi 10 giorni o conferire maggiore importanza alla preparazione e concentrare la decisione in una sola riunione?

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