Negli incontri con i miei clienti spesso trattiamo il tema della gestione del 1:1. Questo tema è in realtà un momento importante non solo per il manager ma anche per i collaboratori, ecco quindi alcune azioni per migliorare i tuoi meeting 1:1
Oggi questo momento di crescita reciproca, viene vissuto quasi come non necessario oppure affrontato con difficoltà, e su questo ha sicuramente influito il covid, e lo smart working.
Quali sono le best practice per questa attività:
Dovrebbe essere svolto settimanalmente con i propri riporti diretti, al massimo ogni 15 giorni. Se lo svolgete una volta al mese non consideratelo 1:1
Non dovreste cancellato, ma la best practice indica
il 10% come possibilità di cancellazione
Solo il 20% dell’agenda dovrebbe essere definita da voi. Il vostro riporto diretto deve intervenire ed indicare gli argomenti che vuole trattare
Dovete parlare al massimo per il 20%. Non dovete dimostrare nulla, non dovete fare mentoring ma fare partecipare ed esprimere il vostro interlocutore.
La maggior parte delle aziende considera i colloqui 1-on-1 un momento importante di comunicazione tra manager e collaboratore, spesso rendendoli parte integrante e formale del processo di gestione del personale.
Troppo spesso però,
questa straordinaria opportunità viene sprecata, o addirittura diventa un momento di stress e frustrazione per entrambi gli attori, principalmente per la mancanza di preparazione e consapevolezza da parte del manager.
Facciamo dunque un po’ d’ordine, e vediamo qualche idea e suggerimento a riguardo.
Che cosa si intende per one-to-one?
Si tratta di un meeting periodico tra capo e collaboratore che ha l’obiettivo di
migliorare l’allineamento, la produttività, la motivazione e la crescita.
Tanto per essere chiari, la finalità di questo colloquio
non è quella di ricevere un aggiornamento sull’andamento delle attività, né di fare una conversazione sulla performance dell’ultimo periodo!
Purtroppo,
molti manager affrontano questa responsabilità con preoccupazione, e non hanno neppure idea di quale sia la durata, il contenuto e la forma da utilizzare.
Possiamo ben immaginare il risultato disastroso che può ottenere un capo impreparato ad affrontare temi quali le sfide lavorative, il riconoscimento individuale o il benessere personale!
Perché è importante?
Prima di passare ai suggerimenti, è fondamentale capire le motivazioni che rendono importante questo strumento.
Questi colloqui permettono di stabilire un ponte di collegamento nella relazione! Da questa prospettiva è chiaro quanto ci possano portare lontano i vantaggi ad essi associati.
Vantaggi per l’organizzazione
Frequenti ed efficaci conversazioni 1-on-1 irrobustiscono la relazione lavorativa, migliorano il morale e il coinvolgimento, e soprattutto il senso di appartenenza all’azienda.
Contribuire allo sviluppo del collaboratore è un elemento di motivazione straordinario! E, ovviamente, questo ha impatto diretto sulla retention.
Vantaggi per i manager
Un colloquio onesto ed efficace migliora la relazione, sviluppa la fiducia e incoraggia il collaboratore a sentirsi in un contesto sicuro.
È un’ottima occasione per il capo per migliorare le proprie capacità di coaching, di ascolto e di feedback.
Vantaggi per il collaboratore
Gli studi mostrano che i capi migliori sono anche quelli che svolgono frequenti 1-on-1 con i riporti.
Ricevere attenzione e interesse dal proprio manager ha un effetto diretto sulla crescita: aumenta l’autostima, sostiene la motivazione e aiuta a sentirsi adeguati al proprio ruolo e attrezzati per ulteriori sviluppi professionali.
Errori da evitare
La parola d’ordine per una buona conversazione è: rispetto ed empatia.
Sembra ovvio, ma quando si è presi da mille problemi e attività, si può perdere di vista questo obiettivo. Attenzione quindi a questi
quattro tipici scivoloni:
- Il meeting manca di scopo e struttura: strutturare bene l’incontro e chiarirne l’obiettivo è fondamentale, soprattutto quando sappiamo di dover affrontare argomenti sensibili
- Il capo mette se stesso al centro della conversazione: si raggiungono i migliori risultati quando il colloquio indirizza i temi più importanti per il collaboratore. Sforzati di dedicare il 80% del tempo all’ascolto .
- Il meeting viene rimandato più volte o cancellato: per il manager deve essere un’attività a priorità top. Altrimenti mandiamo il messaggio che il collaboratore è poco importante o ha poco valore.
- Si dà troppo poco tempo al feedback: per dare un feedback efficace occorre essere ben preparati e dedicare il giusto tempo a una discussione chiara, accurata e con azioni di recupero fattibili.
La checklist per un efficace one-on-one
Abbiamo capito quanto sia fondamentale, per passare di livello, dare il giusto focus alla preparazione e svolgimento efficace degli 1-on-1.
Passiamo ora a qualche suggerimento.
- Stabilisci il contesto: descrivi l’importanza del meeting, condividi gli obiettivi, concorda la durata (30-60 minuti) e una frequenza regolare. Definisci una struttura per l’incontro che permetta qualche flessibilità. Garantisci riservatezza e tranquillità del luogo della riunione
- Preparati bene e in anticipo: condividete l’agenda qualche giorno prima, raccogli i tuoi feedback positivi e negativi, e sii pronto a esprimerli. Non spostare il meeting all’ultimo momento.
- Crea l’ambiente giusto: sii puntuale e comunica da subito calma, disponibilità e senso di sicurezza. Non distrarti con PC o telefono. Fai domande aperte e mantieni il focus sul collaboratore. Prendi nota dei principali commenti e azioni emerse e condividile. Fatti capire, anche attraverso esempi, quando fai delle osservazioni
- Copri tutte le aree opportune: riprendi l’agenda, chiedi un follow-up dall’incontro precedente e una sintesi dei risultati. Sottolinea i principali recenti successi del collaboratore. Confrontati su temi quali il benessere della persona, la formazione, le relazioni lavorative, la produttività, l’efficacia. Chiedi un feedback della tua attività di manager.
- Gli ultimi 5 minuti: riassumi le azioni concordate e commenta l’andamento complessivo del meeting, compresi eventuali spunti da tenere in mente per il futuro.
… e se il collaboratore sei tu?
Anche tu partecipi a incontri one-on-one con il tuo capo, ed è certo tuo interesse che siano più produttivi e costruttivi possibile.
Di sicuro, molti dei temi qui discussi ti saranno utili in quelle occasioni, ma aggiungo un paio di ulteriori suggerimenti:
- Se vuoi evitare che l’incontro si focalizzi sui tuoi progetti e sull’aggiornamento delle attività che svolgi, gioca d’anticipo e manda regolari update sul tuo lavoro via mail, o attraverso meeting dedicati
- Fai una lista degli argomenti che ti interessa trattare e usala durante la riunione
- Parla dei tuoi obiettivi di sviluppo e carriera
- Considera anche il punto di vista del tuo manager, le priorità, le pressioni cui è sottoposto. Domanda come puoi essere d’aiuto, per esempio gestendo qualche progetto come suo delegato
Contattami se desideri conoscere meglio te stesso e imparare ad affrontare le diverse dinamiche aziendali che potresti incontrare, e se vuoi imparare a incanalare le tue energie verso il perseguimento dei tuoi obiettivi professionali.
